7 Faktor Keberhasilan Untuk Implementasi Otomatisasi Proses Robot (RPA)

Otomatisasi Proses Robotic disebut-sebut sebagai pengganggu digital di ranah operasi. Dalam perlombaan terus-menerus untuk mengungguli kompetisi, perusahaan mencari cara untuk merampingkan proses, mengurangi biaya dan fokus pada kegiatan yang bernilai tambah.
RPA adalah solusi yang dijanjikan untuk masalah ini, dan karenanya tidak mengherankan bahwa organisasi besar dan menengah di seluruh industri saat ini sedang melakukan uji coba, atau menerapkan Otomatisasi Proses Robotic.Seperti halnya semua teknologi baru yang memasuki panggung, mengadopsi dan merangkul Otomatisasi Proses Robotik adalah tugas yang menakutkan, dengan memanfaatkan manfaat yang menantang yang lebih besar. 

Beberapa analisis kasus penggunaan awal telah menunjukkan bahwa penelitian ke RPA tanpa pendekatan yang baik dapat menyebabkan kesalahan yang mahal. Jika proyek implementasi RPA tidak dikelola dengan baik, mereka akan gagal, menghasilkan hasil yang tidak diinginkan, atau biaya lebih dari yang direncanakan.

Esen Orhan dan Marc Geleijn, Direktur dan Associate Director masing-masing di Protiviti, telah terlibat dengan implementasi RPA sejak awal teknologi. Membangun wawasan mereka, serta meningkatkan jejak dan pengetahuan global Protiviti di lapangan, kedua kedua ini telah menciptakan tujuh faktor sukses yang mereka yakini adalah kunci keberhasilan implementasi RPA.

• Strategi RPA

Sebelum memulai implementasi RPA, sangat penting untuk memiliki dasar-dasar yang ada - rencana yang tepat. Strategi RPA perusahaan harus langsung langsung dengan peta jalan strategi TI dan operasional rencana fungsi bisnis. Ini memastikan tujuan dan sasaran Program RPA selaras dengan sasaran dan sasaran organisasi.

• Orang-orang

Umum untuk setiap transisi perubahan, orang yang memegang kunci, karena orang pada akhirnya bertanggung jawab untuk mengarahkan, dan menerima, perubahan di seluruh organisasi. Ini berubah dari kepemimpinan yang harus menjadi pemimpin yang, berkomitmen dan selaras dalam pandangan mereka, hingga manajer dan profesional di lantai yang harus terbuka terhadap perubahan dan cara-cara kerja baru. Setelah strategi RPA dan tim implementasi telah diidentifikasi, lima faktor berikut menjadi penting untuk keberhasilan implementasi RPA.

• Mitra Implementasi RPA

sebagian besar organisasi saat ini tidak memiliki tim RPA profesional tentang staf untuk membantu menyampaikan Program RPA, dan karena perusahaan tersebut mencari Mitra Implementasi RPA untuk memberikan Program RPA. Kunci untuk memilih Mitra Implementasi RPA yang tepat adalah untuk menganalisis kecocokan dengan organisasi.

Mitra harus memahami industri Anda dan proses yang dipertimbangkan untuk RPA. Kedengarannya mudah, tetapi sebagian besar mitra implementasi akan menyatakan mereka dapat menerapkan RPA di seluruh spektrum industri dan proses - yang belum tentu demikian. Organisasi harus menantang pelaksana potensial dan meminta referensi spesifik RPA klien yang serupa dengan organisasi Anda. Idealnya mitra telah bekerja dengan organisasi Anda dan memahami bisnis Anda, proses dan sistem informasi.

Bergantung pada ukuran implementasi program RPA, penting juga bagi klien untuk memilih mitra yang dapat memenuhi kebutuhan staf. RPA tumbuh dengan langkah cepat dan mitra implementasi berjuang untuk memenuhi permintaan. Organisasi harus memastikan bahwa calon mitra implementasi dapat benar-benar memenuhi persyaratan kepegawaian dalam jangka waktu yang disyaratkan. Harapan dan hasil akhir harus jelas sebelum memilih Mitra Implementasi RPA.

Protivit telah melihat klien memilih dan mengandalkan mitra implementasi yang tidak berpengalaman atau kekurangan tenaga kerja, yang mengakibatkan berbagai masalah termasuk proses yang dipilih dengan buruk untuk implementasi RPA, target laba atas investasi (ROI) yang tidak ditentukan, keterlambatan proyek, anggaran, dan teknologi RPA yang sebelumnya. tidak optimal untuk kebutuhan klien. Mitra Implementasi RPA tidak melakukan penilaian sesuai RPA yang tepat, tidak memiliki tata kelola proyek yang sesuai, atau tidak mengelola perubahan organisasi secara tepat.

• Proses Kematangan

Tidak semua proses cocok untuk RPA. RPA menghasilkan ROI terbaik ketika diimplementasikan pada proses yang padat karya, berulang, berdasarkan aturan, menggunakan data terstruktur, dan memiliki jumlah proses. Pada dasarnya, RPA cocok untuk proses data berat yang matang, didefinisikan, berulang-ulang. Untuk menilai apakah proses adalah kandidat potensial untuk RPA, proses pengembangan dan penilaian kesiapan RPA harus diselesaikan sebelum pelaksanaan RPA.

Pastikan kasus bisnis RPA dan target ROI telah ditetapkan sebelum melakukan proses penilaian kesiapan RPA, untuk memastikan hanya calon ROI yang dipilih. Dari pengalaman kami, proses yang merupakan kandidat terbaik untuk melengkapi bukti konsep yang menghasilkan ROI yang baik adalah utang, piutang, rekonsiliasi buku besar, onboarding karyawan dan onboarding pelanggan.

• Manajemen proyek

Implementasi RPA dapat berupa program skala besar atau proyek yang jauh lebih kecil, baik cara, tata kelola proyek dan praktik manajemen proyek perlu diterapkan untuk keberhasilan implementasi. Langkah pertama adalah membangun tim manajemen proyek dan menentukan struktur tata kelola untuk RPA. Pastikan tim terdiri dari personel kunci dari unit bisnis yang relevan, TI dan profesional manajemen proyek. Langkah selanjutnya adalah pengambilalihan dan pemilik proses buy-in. Bersama-sama tim manajemen proyek, eksekutif dan pemilik proses akan menentukan tujuan program RPA, seperti pengurangan jam kerja, kesalahan, biaya, atau peningkatan efisiensi atau kualitas pekerjaan yang dilakukan. Tujuan dari program RPA akan membantu menentukan kasus bisnis RPA.

• Keterlibatan TI

RPA dijual ke unit bisnis sebagai solusi dampak TI Rendah untuk masalah bisnis. Meskipun ini agak benar, RPA adalah perangkat lunak dan oleh karena itu implementasinya adalah implementasi perangkat lunak yang membutuhkan keterlibatan TI. Sangat penting bahwa departemen TI terlibat dalam implementasi RPA lebih awal. Unit bisnis perlu mendapatkan persetujuan eksekutif TI awal untuk memastikan RPA selaras dengan peta jalan strategi TI organisasi. RPA mungkin tidak diperlukan jika fungsionalitas sistem penuh dapat dimanfaatkan, atau jika perbaikan atau peningkatan sistem diharapkan dalam jangka pendek hingga menengah.

TI pada akhirnya juga bertanggung jawab untuk memastikan perangkat lunak RPA sesuai dengan spesifikasi teknis organisasi dan standar keamanan dan data, oleh karena itu TI perlu dimasukkan dalam proses pengadaan teknologi RPA.

• Pikiran penutup

RPA akan terus memegang kendali ketika organisasi RPA menjadi matang dan praktik menjadi terbukti. Perusahaan akan terus mengembangkan metode untuk menggunakan presisi dan efisiensi yang lebih besar dalam berbagai proses untuk lebih memanfaatkan RPA di seluruh unit dan proses bisnis. RPA memungkinkan perusahaan untuk menggunakan otomatisasi untuk tugas-tugas rutin, yang dapat memicu bakat untuk menambah nilai dengan inisiatif yang lebih berkualitas dan strategi.